基層檔案室與檔案密集架是基層工作人員儲存信息的重要場所，檔案是基層單位人員信息的重要載體，是基層單位管理工作的一項重要組成部分，科學(xué)并且規(guī)范地管理好基層單位的檔案，對人力及其他資源的開發(fā)以及利用發(fā)揮著十分重要的作用，對基層單位的生存和發(fā)展非常關(guān)鍵。與此同時，它也是一個評價和考核基層單位工作人員工作和管理業(yè)績的重要尺度。但由于管理檔案工作的結(jié)果不能夠生成直接經(jīng)濟效益，再加上有很大一部分職工管理檔案的意識薄弱，認(rèn)識不到基層檔案是一種非常貴重的信息資源，進而造成基層單位檔案工作產(chǎn)生局限性，導(dǎo)致檔案管理能力弱化，管理方式單一，使檔案管理在安全性上存在隱患，其導(dǎo)致的結(jié)果是檔案管理水平始終處于一個相對低下的水平。因此每個單位的檔案室里存放檔案的工具是方便檔案管理至關(guān)重要的存在。